PDF/A-3: pourquoi votre facture est refusée

PDF/A-3 en deux phrases

PDF/A est la famille de formats PDF conçue pour l’archivage: le fichier doit être autonome (tout ce qu’il faut pour l’afficher y est inclus) et prévisible. La variante A-3 autorise en plus l’ajout de pièces jointes, ce qui permet d’embarquer le fichier factur-x.xml. Les variantes A-1 et A-2 ne conviennent pas à Factur-X.

Ce que PDF/A-3 exige

Les 7 causes de refus les plus fréquentes

1. Polices non incorporées. Le PDF fait référence à Arial ou Helvetica sans les inclure. Cause fréquente avec des exports de logiciels bureautiques et des générateurs de PDF simples. Comment le repérer: un validateur PDF/A (veraPDF) la signale; en ligne de commande, pdffonts facture.pdf affiche une colonne « emb »: no signale une police non incorporée.

2. Métadonnées XMP absentes ou incomplètes. Le fichier ne déclare pas qu’il est PDF/A-3, ou ne déclare pas le profil Factur-X.

3. Profil de sortie couleur absent. Un PDF qui utilise des couleurs RVB sans profil de sortie échoue au contrôle.

4. XML absent, mal nommé ou mal rattaché. Un fichier joint avec un autre nom ou sans la relation prévue peut ne pas être détecté automatiquement.

5. Incohérence entre les métadonnées et le XML. Les métadonnées annoncent un profil, le XML en déclare un autre.

6. Chiffrement ou restrictions. Un PDF protégé par mot de passe ou limité (impression, copie) est refusé.

7. Contenus actifs. JavaScript, formulaires interactifs ou actions: interdits en archivage.

Le piège de la fausse conformité

Un fichier peut déclarer qu’il est PDF/A-3 dans ses propriétés sans l’être: certains outils ajoutent les métadonnées sans corriger le contenu (par exemple, sans incorporer les polices). Un affichage « PDF/A-3B » dans le lecteur ne prouve rien. Seule une validation avec un outil dédié le prouve.

Un constat de première main. Dans l’un de nos fichiers de test, produit par WeasyPrint 62.3, les polices (Liberation Sans) étaient bien incorporées, mais le fichier ne contenait ni métadonnées XMP ni profil de sortie couleur: il n’était donc pas PDF/A en l’état, alors qu’il avait l’air parfait à l’écran. Résultat après conversion et validation: Rapport veraPDF conforme (PDF/A-3b validé sans violation de règle, profil sRGB et métadonnées XMP conformes).

Comment diagnostiquer

Pour que le résultat ait du sens, combinez un validateur PDF/A et un validateur Factur-X: le premier vérifie le conteneur, le second le contenu. Voir ce que contrôle un validateur.

• Le validateur Factur-X: il contrôle le conteneur PDF/A-3, le XML et les règles. Gratuit et sans inscription: validateur Factur-X.
• veraPDF, validateur PDF/A open source de référence: verapdf --flavour 3b facture.pdf. Il valide PDF/A mais pas la sémantique Factur-X (le XML).
• pdffonts (outils poppler) pour la liste des polices et leur état d’incorporation.

Comment corriger

• Régénérer le PDF depuis la source avec des polices incorporées (dans Word ou Excel, vérifiez les options d’export et utilisez des polices courantes).
• Passer par un convertisseur qui produit réellement du PDF/A-3: il doit corriger ou régénérer le contenu, pas seulement ajouter des métadonnées. Le convertisseur de Factur-X Facile vérifie ces points avant de livrer un fichier. (notre moteur valide chaque fichier avec la suite de tests veraPDF en intégration continue)
• Quand le PDF d’origine ne peut pas être sauvé (scan, protection, contenus actifs), régénérer la facture à partir des données vérifiées plutôt que de conserver le fichier original.

Quels exports sont risqués ?

Les PDF issus d’outils bureautiques et de navigateurs ne sont pas des PDF/A-3 par défaut, d’après les informations que j’ai trouvées. Nous mesurons ce que donnent réellement les exports de logiciels courants dans notre étude sur les exports PDF.

FAQ

Quelle différence entre PDF/A-1, PDF/A-2 et PDF/A-3 ? A-1 est la première version; A-2 ajoute des fonctions graphiques et autorise l’inclusion de documents PDF/A; A-3 autorise toute pièce jointe, dont le XML de Factur-X.

Mon PDF s’ouvre très bien: pourquoi est-il refusé ? Parce que les exigences de PDF/A ne se voient pas: polices, métadonnées, couleurs et pièce jointe se contrôlent avec un outil.

Peut-on convertir un PDF/A-1 en PDF/A-3 ? Pas par simple renommage. Il faut traiter le fichier avec un outil qui produit du PDF/A-3 conforme.

Pourquoi la plateforme accepte parfois un fichier que veraPDF refuse ? Les contrôles varient d’une plateforme à l’autre. Un fichier conforme passera partout; un fichier approximatif peut passer ici et pas là.

Sources à consulter: norme ISO 19005-3; veraPDF (verapdf.org); spécification Factur-X (fnfe-mpe.org).